經(jīng)銷商年會(huì)要保證重點(diǎn)經(jīng)銷商都能到場(chǎng)，所以時(shí)間的選擇和事先的充分溝通非常重要。很多廠家會(huì)選擇在元旦或春節(jié)前召開經(jīng)銷商年會(huì)，但對(duì)于消費(fèi)品經(jīng)銷商和企業(yè)來講，元旦和春節(jié)是一年當(dāng)中的銷售黃金時(shí)間，在這之前開會(huì)勢(shì)必有多人缺席，加之節(jié)前企業(yè)準(zhǔn)備匆忙，會(huì)議信息傳遞效果會(huì)大打折扣。所以廠家可選擇產(chǎn)品的銷售淡季來召開會(huì)議，這樣既保證了參加會(huì)議的經(jīng)銷商人數(shù)，又保證了廠家有充裕的時(shí)間進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備工作，使會(huì)議收到實(shí)效，而不僅僅流于形式。

例如，武漢今晨事業(yè)有限公司在每年的４月召開經(jīng)銷商年會(huì)，因?yàn)椋丛聻槠洚a(chǎn)品牙刷的銷售淡季。

武漢今晨牙刷為了讓經(jīng)銷商了解到如果由經(jīng)銷商自己出資進(jìn)入當(dāng)?shù)豄A賣場(chǎng)，可以獲得豐厚的利潤(rùn)，于是選擇在重慶市場(chǎng)召開經(jīng)銷商年會(huì)。在會(huì)議期間，讓經(jīng)銷商參觀當(dāng)?shù)豄A賣場(chǎng)的產(chǎn)品陳列，由當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商的賣場(chǎng)促銷員、業(yè)務(wù)員及銷售經(jīng)理介紹KA賣場(chǎng)的管理操作經(jīng)驗(yàn)。此次會(huì)議給予了經(jīng)銷商很大的觸動(dòng)。

會(huì)后，大多數(shù)經(jīng)銷商都積極主動(dòng)進(jìn)入了當(dāng)?shù)氐腒A賣場(chǎng)，企業(yè)的銷量有了大幅度的提升。

年會(huì)成不成功，最重要的是頒獎(jiǎng)儀式，一定要熱烈、隆重。要經(jīng)過精心策劃，最好交給專業(yè)的會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)協(xié)助。

頒獎(jiǎng)一定要在晚上進(jìn)行，因?yàn)樵谕砩先巳菀准?dòng)；頒獎(jiǎng)的同時(shí)，最好一邊上菜、一邊吃、一邊喝，最好還有酒來助興；頒獎(jiǎng)晚會(huì)要安排幾個(gè)精彩的節(jié)目，如年輕人的勁歌勁舞、魔術(shù)師的表演、流行歌曲等，使經(jīng)銷商的情緒逐漸升高；頒獎(jiǎng)晚宴要有抽獎(jiǎng)活動(dòng)，以便吸引沒有獲獎(jiǎng)的經(jīng)銷商參與其中；獎(jiǎng)品要有吸引力，現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)要和文藝節(jié)目、優(yōu)秀經(jīng)銷商頒獎(jiǎng)穿插進(jìn)行，最后抽大獎(jiǎng)、頒大獎(jiǎng)，使經(jīng)銷商的情緒達(dá)到高潮；第二天早上，送上一年度的優(yōu)秀經(jīng)銷商到機(jī)場(chǎng)，參加出國(guó)旅游等。