在前兩篇文章中，我們已經(jīng)了解了組織年會(huì)的主要內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員以及議程策劃等。而要想活動(dòng)取得效果，細(xì)節(jié)把控是不可忽視的，今天我們接著介紹剩下的內(nèi)容，了解一下年會(huì)邀請(qǐng)、歡迎函制作、會(huì)議控場(chǎng)、會(huì)后評(píng)估及費(fèi)用預(yù)算等這些細(xì)節(jié)流程有哪些注意事項(xiàng)。

在向經(jīng)銷商發(fā)出邀請(qǐng)時(shí)，一定要注意會(huì)議邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)。經(jīng)過精心設(shè)計(jì)的會(huì)議邀請(qǐng)函不僅要標(biāo)明會(huì)議時(shí)間、用餐地點(diǎn)和時(shí)間，還應(yīng)有詳細(xì)的會(huì)議議程、各個(gè)時(shí)段的主題和發(fā)言人。最為重要的信息是會(huì)務(wù)組工作人員的聯(lián)絡(luò)方式、會(huì)務(wù)組工作人員的分工，這些信息能大大方便與會(huì)者在需要時(shí)順利地找到正確的人。

當(dāng)經(jīng)銷商進(jìn)入?yún)?huì)的地點(diǎn)后，應(yīng)準(zhǔn)備一份歡迎函。一方面讓經(jīng)銷商感受到廠家的熱情接待，另一方面對(duì)邀請(qǐng)函的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，讓經(jīng)銷商更加明確會(huì)議期間的活動(dòng)內(nèi)容及時(shí)間安排，以創(chuàng)造一個(gè)輕松愉快的會(huì)議環(huán)境。歡迎函包括會(huì)議期間的安排和會(huì)議議程。以下是某廠家經(jīng)銷商年會(huì)的歡迎函內(nèi)容示例，可供參考：

在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置上，從戶外指示牌、橫幅、會(huì)議主題形象、簽到處、會(huì)議代表牌、工作牌、座位牌，會(huì)場(chǎng)背景、新產(chǎn)品POP、造型上都需要仔細(xì)推敲。形式隨意呆板會(huì)讓會(huì)場(chǎng)氣氛顯得沉悶，經(jīng)銷商在大部分時(shí)間里心不在焉。組織者在提高效率、精簡內(nèi)容的同時(shí)，還可以多多注意會(huì)議的形式，例如介紹中穿插笑話、有趣的圖片、有趣的小節(jié)目、游戲、聲光電結(jié)合的幻燈片等，讓人輕松一刻、會(huì)心一笑，調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)的氣氛。

會(huì)議的主持人通常挑選嗓音優(yōu)美、形象氣質(zhì)好的人。每個(gè)發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間不能過長。會(huì)議應(yīng)該注意增強(qiáng)互動(dòng)性，進(jìn)行雙向的交流。如果參會(huì)人數(shù)多，可以考慮除了召開年會(huì)外，再舉行一些分組會(huì)議和討論。

要及時(shí)向經(jīng)銷商了解會(huì)議中的問題和解決建議，檢測(cè)會(huì)議目標(biāo)是否達(dá)成并針對(duì)問題采取行動(dòng)，同時(shí)提出經(jīng)銷商在哪些方面予以配合，并給出具體的可落實(shí)到行動(dòng)上的建議。

不同類型的經(jīng)銷商年會(huì)成本預(yù)算不同，會(huì)議成本還包括會(huì)議期間的旅游和食宿費(fèi)用。會(huì)議的預(yù)算費(fèi)用應(yīng)該越周全越好，如會(huì)場(chǎng)租金、參會(huì)人員的飲食和住宿費(fèi)用，以及其他的額外費(fèi)用（原則上占到預(yù)算總費(fèi)用的5%～10%）都應(yīng)充分考慮。

召開經(jīng)銷商年會(huì)，是廠家與經(jīng)銷商實(shí)現(xiàn)多層面溝通的一種有效方式。經(jīng)銷商參加廠家的年會(huì)，首要目的就是要了解廠家新一年的銷售政策，向廠家咨詢更多經(jīng)營策略，以及學(xué)習(xí)同業(yè)經(jīng)驗(yàn)。而廠家的目的，則是要提升經(jīng)銷商的忠誠度，激勵(lì)經(jīng)銷商，促使其進(jìn)一步加大市場(chǎng)上的投入，更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。同時(shí)，經(jīng)銷商年會(huì)還能吸引更多的潛在經(jīng)銷商前來加盟簽約，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)張。所以，經(jīng)銷商年會(huì)的組織的每個(gè)環(huán)節(jié)，廠家都要加以重視。